יום ראשון, 5 בפברואר 2017

5 נקודות שחשוב להתייחס אליהן בהפקת אירוע עסקי

הפקת אירוע עסקי מתחילה בתכנון מוקדם ויש להתחשב בפרטים רבים ומגוונים, קטנים וגדולים. אירוע עסקי נועד לשרת את האינטרסים של החברה או של הארגון, ויש הבדל משמעותי בין תכנון אירועים בעלי אופי חווייתי כמו ימי גיבוש וימי כיף לצוות העובדים לבין הפקת אירוע חשוב כמו השקת מוצר, כנס מקצועי, אירועי קוקטייל יוקרתיים, אירועי סוף שנה וכיוצא בזה.
לפניכם 5 נקודות חשובות בהן יש להתחשב בהפקת כל אירוע עסקי.

מיקום האירוע

כדי להפיק אירועים עסקיים מוצלחים ובלתי נשכחים מומלץ לפנות לחברה מקצועית המתמחה בנושא. יש חברות המתמחות בהפקת אירועים יוקרתיים, אך כדי לצמצם עלויות ניתן להחליט על צוות מנוסה בחברה שיגבש רעיון וידאג להפקת אירוע מושלם. יש לאפיין את סוג האירוע, להכין רשימת משתתפים, לגבש מסגרת תקציב ובהתאם לכך ניתן לקבל החלטה נכונה ושקולה היכן לקיים את האירוע. ניתן להחליט על אולם כנסים מפואר עם סידורי ישיבה נוחים, דוכן נואמים וציוד טכני מתקדם, אפשר להפיק אירוע באולם או בגן אירועים יוקרתי בשרון או במרכז, ובהתאם לעונה אפשר להפיק אירוע בחוץ, אך יש לדאוג לפתרונות הצללה ולציוד רב.      

תפאורה ואווירה מתאימה

כדי להפיק אירוע מושלם, חשוב לקבל החלטה בנוגע לתפאורה וליצור את האווירה הרצויה. בחירת אולם לאירועים מאפשרת לנצל את המסכים במקום ליצירת אווירה נכונה. בגן אירועים ניתן ליהנות מאווירה טבעית יותר, למשל. התפאורה חשובה ליצירת האווירה המתאימה לסוג האירוע ולשדרוג החוויה עבור המשתתפים.

אירועים עסקיים במרכז הירידים


תפריט מנצח

כל אירוע נמדד גם לפי איכות האוכל ומגוון המנות המוגשות. חשוב לפנות לחברת קייטרינג מובילה המציעה תפריט עשיר ומגוון, המותאם למאפייני האירוע והמשתתפים. ברוב האירועים נהוג להקפיד על אוכל כשר, כך שגם שומרי מסורת ודתיים יוכלו לטעום מהמזון וליהנות מחוויה קולינרית כמו שאר המשתתפים. יש להתאים את התפריט גם לעונה בשנה ולשעת האירוע. חשוב להחליט מראש האם להציע אוכל בהגשה על ידי מלצרים, להגישו על גבי שולחנות בופה עמוסים בכל טוב או להזמין מגשי אירוח לאירועים יחסית קטנים.

מערכת הגברה וציוד טכני

באירוע עסקי נהוג לשאת נאומים ולהשמיע מוסיקת רקע. לכן, יש לוודא מראש כי במקום יש מערכת הגברה איכותית, דוכן נואמים, מערכת תאורה אם מתכננים הופעות וריקודים, וכדאי לשכור במידת הצורך מקרן, מסך גדול וציוד נוסף.

אטרקציות באירוע

כדי לשדרג את החוויה למשתתפים באירועים עסקיים, כדאי להזמין מבעוד מועד אטרקציות מעניינות ומקוריות, ואין לשכוח להזמין צלם אירועים כדי לתעד את האירוע. אפשר להזמין להקה, בדרן, עמדת מגנטים ויש עוד מגוון אפשרויות ושלל אטרקציות מהן ניתן לבחור בהתאם לתקציב, לסוג האירוע ולמטרתו.