יום שלישי, 26 ביולי 2016

איך תפיקו מהכנס שלכם את המירב?

כל אדם שמנהל עסק, חברה או ארגון מסוים חושב במוקדם או במאוחר על ארגון כנסים. כנס מהווה במה טובה במיוחד להעברת חומר חדש לעובדים, אשר עשוי לגרום להם לצאת מהשגרה וללמוד לא מעט על התחום שבו הם עוסקים ונותנים שירות. הכנסים יכולים להיות בתחומים שונים ומגוונים, החל מרפואה ועד טכנולוגיה, מלונאות או כל תחום אחר. מה שצריך לדעת על ארגון של כנסים, זה שלפני הכול, צריך למצוא את המקום המתאים ביותר לכל אירוע כזה, ומספר המוזמנים הנו נתון שיש להתחשב בו. אנשים שכבר ערכו בעבר כנסים במרכז הירידים יודעים לומר שיש למקום הזה יתרונות רבים, ולכן גם לכם כדאי לשקול זאת בחיוב אם אתם רוצים שהכנס שלכם יהיה מוצלח במיוחד. מה שכן, כדאי יהיה להתחיל לראות מקומות שונים שיוכלו להתאים לכם רק אחרי שאתם יודעים כמה מוזמנים יש, איזה ציוד אתם צריכים ובאיזה תאריך תרצו לקיים את האירוע.

רמקולים לכנסים
ציוד הגברה לאירועים וכנסים

חשיבות הציוד להצלחת הכנס

הניסיון שלנו מוכיח שהרבה אנשים שרצו להפיק כנסים אומנם הזמינו את המרצים הכי טובים ואף השקיעו לא מעט כסף בכל הארגון, אך בסופו של דבר האירוע לא היה מספיק מוצלח. זה יכול לקרות לא פעם אם לא שמים מספיק דגש על שאלת הציוד, ולכן בהחלט מומלץ להכין את רשימת הציוד הדרוש לכנס מראש. הדבר הגרוע ביותר שעלול לקרות הוא להשקיע בכנס ואז להגיע למצב שבו האורחים לא יכולים לשמוע מכל מקום את ההרצאה, וכדי להימנע מהמצב הזה צריך רשימת ציוד מתאימה. רמקולים מוגברים זה מסוג אותם הדברים שלא תוכלו לוותר עליהם, בין אם אתם מקיימים את הכנס במרכז הירידים ובין אם אתם עורכים אותו בכל מקום אחר. בעזרת ציוד הגברה איכותי, האורחים יוכלו לשמוע הכל מכל מקום ואתם תראו שהתוצאה הסופית תהייה מוצלחת ביותר.

כמה צריך להשקיע בהפקת כנס?

שאלת השאלות היא כמה יעלה לכם להפיק את הכנס שאתם מתכננים? כמובן שאין תשובה אחת נכונה. זה מאוד תלוי במספר גורמים: כמה אנשים אתם מזמינים, איזה מרצים יגיעו, איפה יתקיים האירוע וכמה ימים הכנס יימשך. כנס טוב אומנם צריך להיות עם תוכן משמעותי ומעניין, אך זה לא אומר שהוא חייב להימשך ימים ארוכים כי לפעמים גם כמה שעות ממוקדות יכולות לעשות את העבודה. שימו לב שאמנם מדובר על הוצאה כלכלית לא קטנה, אך בסופו של דבר זוהי השקעה לעתיד כי המוזמנים יכירו אתכם, את הרעיון שלכם ואת המעמד שלכם בתחום. הטיפ הנוסף שכדאי לקחת בחשבון כשרוצים להפיק כנס זו העובדה שלא כדאי לעשות את הדברים ברגע האחרון כי בסופו של דבר יש הרבה אחריות ומשימות שצריך להתמודד איתן. לכן, חשוב להתחיל במלאכת הארגון כמה שיותר מהר על מנת שהכנס ייצא מושלם.