יום רביעי, 20 במאי 2015

מה לקחת בחשבון כאשר בוחרים חברת הפקה לאירוע?

תכנון אירוע מא' ועד ת' הוא לרוב משימה מורכבת למדי, אשר גוזלת לא מעט זמן ואנרגיה. כאן נכנס מפיק אירועים או חברת הפקה לתמונה, אשר להם את הידע המקצועי והניסיון לארגן אירועים שכאלה בצורה הנכונה ביותר שתביא לאירוע מוצלח.

התפקיד של מפיקי האירועים נחלק לשני מישורים עיקריים. המישור הראשון הוא הזמן שלפי האירוע, שהוא הזמן שבו מגבשים את הקונספט לאירוע, אוספים כל הספקים ואנשי המקצוע הרלוונטיים לאירוע ומתאמים מקום לקיום האירוע עצמו בו יוקם ביתן התערוכה שלנו. המישור השני הוא בזמן האירוע, שהוא הזמן מרגע תחילת סידור והקמת האירוע, דרך קבלת האורחים ועד לפירוק האירוע בסיומו. מפיקי אירועים טובים הם אלו שיודעים לעבוד בצורה יעילה בשני המישורים האלה, ולא תמיד קל לאתר את אותם.


להלן מספר דגשים שיעזרו לכם להחליט האם חברת ההפקה או מפיק האירועים שמולכם מתאימים עבורכם:
  1. תקציב:
    כשאנחנו מדמיינים את האירוע שאנחנו הולכים להפיק, לכולנו יש תמונה מאוד נוצצת בראש שהיא לא תמיד מתאימה לתקציב שבחרנו עבור האירוע. חשוב למצוא אנשי הפקות אשר יודעים להתמודד עם מגבלות תקציב, במידה יש כאלו, ועדיין להוציא את המיטב בהתאם לאותן מגבלות.
  2. ניסיון עבר: דרך טובה נוספת לדעת האם חברת ההפקות או איש ההפקות מתאים עבורכם הוא לשמוע על אירועים אחרים שהם ארגנו בעבר ואפילו לשמוע המלצות מפי לקוחות עבר. באפשרותכם לבקש מספרי טלפון של לקוחות שעבדו בעבר עם חברת ההפקות ולשמוע מהם אודות התנהלות האירוע שלהם באופן כללי ושל אנשי ההפקה באופן ספציפי, אל תהססו, זוהי בקשה לגיטימית.
  3. בצעו מחקר: לרוב חברות ההפקה בימינו יש אתר אינטרנט שבו הם מפרטים אודות יכולותיהם ואירועים שהפיקו בעבר. היכנסו לאתרים של חברות ההפקה הפוטנציאליות והשוו את הצעתם לצרכים שלכם. למשל, ישנן חברות הפקה שלוקחות על עצמן גם הדפסה של חומרים שיווקיים כגון פליירים או דפי נתונים שונים לאירועים עסקיים. אם יש לכם צורך בדברים מהסוג הזה, מומלץ להעדיף את חברות ההפקה שיורידו גם את המשימה הזו מהכתפיים שלכם.
  4. ערכו השוואה: מספר רב של אפשרויות יכול להוביל לעיתים לבלבול וחוסר יכולת להחליט, אך במקרה הזה היא מומלצת. שוחחו עם מספר מפיקי אירועים ואל תסגרו עם הראשון שאתם רואים. ככל שתדברו עם יותר אנשים שמכירים את תחום הפקת אירועים כך יש סיכוי גבוה יותר שתבינו טוב יותר מה אתם רוצים עבור האירוע שלכם.
  5. כימיה: בנוסף ליכולות מקצועיות, חפשו מישהו שיש לכם כימיה טובה איתו מכיוון שאתם הולכים לדבר ולבלות איתו מספר לא מבוטל של שעות ביחד עד לסיום האירוע. מצאו את מי שמדבר איתכם בגובה העיניים ומראה נכונות לעבוד בהתאם לדרישות שלכם ובמסגרת מגבלות התקציב שלכם ולא להפך.